As bases da Organização

Todos sabem que adoro ler. Todos os géneros de livros, desde os mais filosóficos aos mais práticos. Mas sempre que termino mais um livro sobre produtividade e organização retiro sempre uma ideia que me parece transversal a todos: o mais importante não é a ferramenta que usamos para organizar os nossos dias, é o tempo que dedicamos a refletir sobre o nosso futuro que faz a diferença.

Posso dar-vos imensas sugestões de ferramentas, mas na verdade, a melhor ferramenta para mim não será para vocês. Eu gosto mais de agenda em papel, vocês podem gostar mais de digital. Ao longo dos anos, tenho mudado imensas vezes de formas de organização, porque os meus dias foram-se alterando e fazia-me sentido outro tipo de táticas.

Neste momento, estou numa fase de mudança de emprego. Que, de certeza, vai levar-me a procurar outras estratégias porque este novo desafio é totalmente diferente do anterior.

Mas a base será sempre a mesma. E é essa base que quero muito mostrar-vos aqui.

As bases da Organização

As bases da Organização


Existem 3 formas básicas para uma organização eficaz:

  1. calendário

  2. gestor de tarefas

  3. gestor de notas/textos


Calendário

Para tudo é preciso um calendário. Pode ser uma agenda em papel, um calendário físico ou uma aplicação como o Google Calendar. Todos precisamos de datas, e todos temos eventos que queremos marcar no calendário, que são eventos anuais (aniversários, jantares de natal da empresa, o aniversário de casamento, …).

Por isso, sendo em formato digital ou analógico, podes utilizar aquilo que for mais simples para ti. Mas escolhe um, porque sem um calendário será muito dificil teres uma ideia global do teu ano. Lembras-te daquela frase: vamos de férias e mais uns meses estamos no Natal. Quando damos conta, mais um ano passou e os objetivos do 31 de dezembro ficaram apenas no teu pensamento.

 

Gestor de tarefas

Um gestor de tarefas é o local onde colocas as tuas listas (limpeza, gestão da casa, compras, viagens que queres fazer, planeamento de férias, …). Onde colocas as prioridades do dia e da semana.

Podes organizar as tuas listas por áreas/ temas tais como casa, alimentação, saúde, guarda-roupa, viagens, trabalho, prendas, finanças, etc. São infinitas as listas que podes criar. Ou mesmo, pode ser um local onde fazes uma captura de ideias. “Despejares” todas as ideias que pairam na tua mente durante todo o dia. Coisas que queres fazer e ainda não sabes quando nem como. Escreve-as e podes colocá-las numa lista de Um dia/Talvez. Mas estão escritas, e mais tarde voltas a elas, e categorizas nas áreas respectivas e quando as queres realizar. É assim que, aos poucos, vamos concretizando os nossos objetivos.

Podes, mais uma vez, optar pelo digital ou pelo papel. No papel, podes pegar num bloco de notas e simplesmente escreveres as tuas listas. No digital podes usar o Todoist, o Trello ou mesmo o Google Keep que já falei aqui no blogue. Existem imensas aplicações para criares listas. Para mim, o que mais gosto é o Trello em termos de facilidade de utilização e é totalmente gratuito.

 

Gestor de notas/textos

É essencial ter um gestor de notas quer seja para compilar textos que queres guardar por assuntos ou importância. Se fores estudante, podes guardar apontamentos das aulas, resumos de matérias para exames, artigos cientificos e pesquisas bibliográficas. Se fores trabalhador, podes organizar preparações para reuniões importantes, pesquisas de artigos que te interessam, digitalizar documentos ou textos que importem guardar, sem acumular papel. Se tiveres um blogue ou trabalhares como freelancer, o gestor de notas é TUDO, porque organizas pesquisas e conteúdos para a tua plataforma, ou para as pessoas que adquirem os teus serviços. É um organizador de trabalho.

Um excelente exemplo de gestor de notas é o Evernote. Mas mais recentemente saiu o Notion que é um misto de Evernote com Trello, porque engloba a gestão de tarefas (listas) e também por notas.

Durante a minha adolescência, enquanto estudante, organizava os meus conteúdos, resumos da escola e da faculdade em dossiers. Tudo em papel, e tudo guardado na minha garagem. Hoje em dia, isso não é necessário com a evolução no mundo digital mas não deixei de fazer o curso por isso, e ler em papel continua a ter uma magia que, para mim, supera o digital. Em termos de optimização na arrumação da casa, ter tudo no computador, é fantástico. Hoje é o que opto por fazer.

 

Claro que o interessante é que existem muitos métodos que englobam 2 ou mesmo 3 funções destas. O Bullet Journal é um método de organização que permite ser um calendário (registo anual) e um gestor de tarefas (registo mensal, diário e coleções) porque é possível determinar tarefas para cada dia e estabelecer prioridades. Será mais difícil escrever os textos ou as pesquisas como gestor de notas/ textos, mas se gostas muito de escrever, claro que é possível. Apesar de aconselhar uma ferramenta digital para este fim.


Mas para cada uma das funções existe número infinito de possibilidades que podes adaptar ao teu estilo de vida. Eu por exemplo, já tive um misto de agenda em papel, Trello e Evernote. Mais recentemente tinha Bullet Journal e Evernote. E neste momento, estou a mudar a minha estrutura do Bullet Journal, preencho todos os dias o High Performance Planner (para determinação de prioridades e tarefas no dia) e Evernote.

Com a mudança de emprego já equacionei deixar o Bullet Journal e começar a ter uma agenda em papel com calendário e espaço para ter notas diárias. Mas logo verei como será mais fácil nestes primeiros tempos.

 

Com este artigo quero apenas dar-te as bases para uma vida mais organizada, de forma sistemática, sem a pressão de “se todos utilizam esta ferramenta, então eu também devia ter.” E isto não podia estar mais longe da realidade. O que interessa é refletires e agires em função do futuro que queres para ti. A forma como sistematizas é inteiramente ao teu gosto e à tua velocidade. Todos somos diferentes e podemos encontrar diferentes formas de fazer exatamente as mesmas coisas.

Fonte: texto inspirado em conteúdos de Gabriela Brasil. Adoro-a! :)